Din ce în ce mai multe companii și instituții își dezvoltă politici și proceduri de integritate
Suntem încântați să avem ocazia să discutăm din nou, cu dumneavoastră astăzi, în calitate de antreprenor, avocat și practician în servicii de integritate și compliance. Pentru a începe, ne-ați putea oferi o scurtă prezentare a activității dumneavoastră și cum ați ajuns să vă specializați în acest domeniu?
Sunt avocat cu peste 20 de ani de experiență în domeniu, și conduc o echipă bine consolidată de avocați dedicați. Printre multe alte servicii juridice pe care le prestăm, cum ar fi consultanța juridică în diverse arii de practică sau asistență juridică în cadrul litigiilor în fața instanțelor de judecată și Curților interne sau internaționale de arbitraj, în ultima perioada am apreciat extrem de importantă pentru clienții noștri, dar și pentru mediul de afaceri și instituțional în general, implementarea unor servicii de integritate și crearea unei platforme speciale pentru avertizorii de integritate. Astfel, ne-am specializat și concentrat pe serviciile de integritate pentru companii. Am devenit pasionată de acest domeniu din dorința de a promova etica și integritatea în mediul de afaceri și în mediul instituțional. Observând că multe companii și instituții publice se confruntă cu provocări legate de conformitatea juridică și riscul de fraudă, am dorit să ofer soluții inovatoare și consultanță juridică specializată pentru a le ajuta să navigheze într-un mediu legislativ și de business, respectiv instituțional, complex, sigur și dinamic.
Foarte interesant! Cum vă definiți serviciile de integritate și care este importanța acestora pentru companiile și instituțiile publice pe care le consiliați?
Serviciile de integritate pe care le oferim se constituie într-un ansamblu de măsuri și soluții menite să promoveze și să mențină un mediu de lucru etic și conform cu legislația în vigoare. Acestea includ evaluarea și gestionarea riscurilor, implementarea unor politici și proceduri interne solide, instruirea personalului în privința legalității, eticii și conformității, investigarea și gestionarea avertizărilor cu privire la încălcarea integrității, și multe altele. Importanța serviciilor de integritate este crucială în contextul actual, în care mediul de afaceri se confruntă cu numeroase amenințări, cum ar fi corupția, spălarea de bani și fraudarea financiară sau a datelor. Companiile și instituțiile publice care adoptă o abordare pro-activă în privința integrității nu numai că evită sancțiuni de natură pecuniară și orice alte sancțiuni legale, dar își construiesc și o reputație solidă și sporesc încrederea clienților și a partenerilor de afaceri, respectiv a cetățenilor. Serviciile de integritate reprezintă un instrument esențial pentru a identifica și gestiona riscurile, a asigura conformitatea și a proteja interesele pe termen lung ale companiilor și instituțiilor publice.
Trăim într-o lume în care par să conteze din ce în ce mai puțin valorile tradiționale, valorile morale. Cum apreciați integritatea existentă acum în organizațiile noastre – instituții, companii și ONG-uri?
Într-adevăr, trăim într-o lume în continuă schimbare, iar valorile tradiționale și morale par să fie uneori neglijate în detrimentul intereselor imediate sau profitului. Cu toate acestea, consider că integritatea rămâne un pilon fundamental pentru organizațiile noastre – instituții, companii și ONG-uri. Integritatea în organizații este un concept complex, care implică respectarea eticii, onestitatea, responsabilitatea și transparența în toate aspectele activității, toate acestea fundamentându-se pe o permanentă conformitate cu legea. Este adevărat că există cazuri în care integritatea este încălcată și în care organizațiile se confruntă cu probleme de corupție, fraudă sau comportament etic discutabil. Cu toate acestea, consider că există și numeroase exemple de organizații care își păstrează integritatea și își asumă responsabilitatea pentru acțiunile lor.
Chiar în ultima perioadă am observat o creștere a conștientizării în rândul organizațiilor cu privire la importanța integrității. Din ce în ce mai multe companii și instituții își dezvoltă politici și proceduri de integritate, implementează programe de conformitate și acordă o atenție sporită gestionării riscurilor. De asemenea, companiile și instituțiile publice se angajează tot mai mult să promoveze transparența și responsabilitatea în relația cu clienții, partenerii și comunitățile în care activează. Eforturile de a implementa și utiliza platforme de raportare a încălcărilor etice, cum ar fi avertizorii de integritate, demonstrează preocuparea pentru crearea unui mediu de afaceri, respectiv instituțional, corect și etic.
Este important să continuăm să promovăm și să susținem integritatea în organizații și să educăm angajații și liderii cu privire la importanța respectării legii, a valorilor morale și etice. În final, integritatea nu este doar un imperativ moral, ci și un factor crucial pentru succesul pe termen lung al organizațiilor.
Care sunt avantajele implementării unui sistem eficient al avertizărilor de integritate într-o companie / instituție publică?
Un sistem de avertizări de integritate eficient oferă un canal confidențial și sigur prin care angajații și alte părți interesate pot raporta încălcări ale integrității. Acest sistem permite identificarea rapidă a problemelor și adoptarea măsurilor preventive pentru a preîntâmpina daunele suplimentare. Astfel acesta ajută la identificarea și prevenirea încălcărilor legislative și etice.
De asemenea implementarea unui sistem de avertizări de integritate într-o companie încurajează dezvoltarea unei culturi organizaționale bazate pe respectarea legii, a eticii și pe conformitate și în acest mod se asigură promovarea unei culturi a integrității.
Totodată se sporește transparența și responsabilitatea în cadrul organizației. Angajații se simt încrezători că pot raporta încălcări fără teama de represalii și că preocupările lor vor fi luate în serios. Astfel, se creează un mediu de lucru mai deschis și responsabil.
Un alt avantaj este acela că sistemul poate contribui și la reducerea riscurilor și daunelor întrucât ajută la identificarea și gestionarea rapidă a riscurilor de integritate. Prin raportarea și investigarea promptă a incidentelor, compania poate lua măsuri corective și preventive pentru a minimiza impactul negativ asupra organizației, cum ar fi sancțiunile legale, pierderea reputației sau daune financiare.
Mai mult, companiile care implementează un sistem eficient de avertizări de integritate transmit un mesaj puternic clienților, partenerilor și părților interesate că sunt angajate să își desfășoare afacerile într-un mod legal, etic și responsabil. Aceasta poate contribui la consolidarea încrederii și a reputației organizației în fața publicului și a pieței și va asigura îmbunătățirea imaginii și încrederea clienților:
În acest mod, companiile și instituțiile publice pot demonstra conformitatea cu reglementările și standardele prin faptul că au luat măsuri active pentru a se conforma legilor și reglementărilor aplicabile. Acest lucru este esențial într-un mediu de afaceri sau instituțional din ce în ce mai complex și în evoluție, în care respectarea reglementărilor este vitală pentru evitarea sancțiunilor și a altor consecințe negative.
Un alt beneficiu constă în creșterea eficienței și economisirea resurselor întrucât prin utilizarea unui sistem de avertizări de integritate eficient, companiile și instituțiile pot economisi resurse valoroase, prevenind frauda, nelegalitățile sau lipsa de eficiență. S-a demonstrat anterior, în alte state, faptul că avertizorii de integritate au reușit să reducă pierderile financiare ale companiilor sau ale statului în diverse sectoare de activitate.
Spuneți-ne despre platforma privind avertizorii de integritate pe care o promovați în companiile și instituțiile publice pe care le consiliați. Ce beneficii aduce această platformă și cum funcționează?
Platforma privind avertizorii de integritate pe care o promovăm este un instrument esențial pentru identificarea și gestionarea potențialelor încălcări ale legalității și integrității într-o companie sau instituție publică. Această platformă oferă un canal sigur și confidențial, pentru angajați sau alte părți interesate prin care aceștia pot să raporteze încălcări ale legii sau comportament etic discutabil atât prin identificarea lor cât și în mod anonim.
Beneficiile acestei platforme sunt multiple. În primul rând, platforma este ușor de utilizat atât pentru avertizor cât și pentru persoana responsabilă cu soluționarea avertizărilor. Ea permite angajaților să-și exprime preocupările într-un mod anonim, confidențial și protejat, fără teama de represalii sau consecințe negative. Acest lucru facilitează descoperirea și investigarea incidentelor de încălcare a integrității într-un stadiu incipient, ceea ce permite companiei să acționeze rapid și eficient pentru a aborda problemele.
În al doilea rând, platforma oferă un sistem de gestionare a avertizărilor care permite urmărirea și documentarea fiecărui raport, asigurându-se că nicio problemă nu este neglijată sau ignorată. Astfel, compania poate lua măsuri adecvate și poate implementa soluții preventive pentru a preveni incidente viitoare.
În al treilea rând, această platformă poate fi personalizată pentru a se potrivi nevoilor specifice ale fiecărei companii, inclusiv raportarea în diferite limbi, adaptarea la structura organizațională și integrarea cu alte sisteme de management existente.
În al patrulea rând, platforma este în conformitate cu reglementările și răspunde standardelor de securitate necesare, are asigurat suport tehnic si mentenanță, este disponibilă 24/24 de ore, corespunde cerințelor legale, tehnice, de confidențialitate și celor privind protecția datelor.
În ansamblu, prin utilizarea platformei noastre privind avertizările de integritate, companiile și instituțiile pot beneficia de un sistem robust, confidențial și eficient pentru raportarea și gestionarea avertizărilor de integritate. Acesta contribuie la promovarea unei culturi a integrității, reducerea riscului de încălcări, consolidarea reputației organizației și asigurarea unui mediu de lucru etic și transparent.
Excelent, sună ca o platformă extrem de utilă. Care sunt beneficiile externalizării serviciilor de integritate inclusiv cele privind avertizorii de integritate pe care le puteți aduce clienților dumneavoastră?
Externalizarea serviciilor de integritate, inclusiv cele privind avertizorii de integritate, poate aduce multiple beneficii organizațiilor care aleg să utilizeze această abordare.
În primul rând, externalizarea oferă acces la experiența și competența specializată a unor profesioniști în domeniul integrității și compliance-ului. Companiile care nu au resursele interne necesare sau care doresc să se concentreze asupra activităților de bază pot beneficia de cunoștințele și experiența experților noștri care pot aduce o perspectivă obiectivă și actualizată asupra practicilor de integritate și pot oferi consultanță strategică adaptată nevoilor organizației.
În al doilea rând, externalizarea poate asigura o implementare rapidă și eficientă a serviciilor de integritate. Companiile pot evita procesele lungi de recrutare și formare a personalului intern, precum și costurile asociate cu dezvoltarea și implementarea unor infrastructuri interne. Prin externalizare, pot beneficia de o echipă experimentată care poate răspunde rapid nevoilor lor și poate adapta serviciile în funcție de cerințe.
În al treilea rând, platforma și serviciile de integritate asociate vor oferi clienților noștri pachetul complet, respectiv atât canalele interne de raportare care să răspundă exigențelor tehnice prevăzute de lege cât și pachetul de integritate și gestionarea și soluționarea avertizărilor de integritate.
Externalizarea va contribui la reducerea costurilor. Companiile pot economisi resurse financiare prin externalizarea serviciilor de integritate în comparație cu angajarea și menținerea unei echipe interne dedicate. Costurile asociate cu salariile, beneficiile, formarea continuă și dezvoltarea profesională a personalului intern pot fi înlocuite cu un model de externalizare mai flexibil și adaptabil la bugetul organizației.
În plus, externalizarea poate aduce o mai mare neutralitate și obiectivitate. Un furnizor independent poate aduce o perspectiva obiectivă și imparțială în gestionarea și investigarea rapoartelor de integritate, conducând la asigurarea unui proces de evaluare echitabil. În plus poate asigura o mediere a conflictului între actorii implicați.
Prin utilizarea unui sistem de avertizări de integritate eficient, companiile pot economisi resurse valoroase, cum ar fi timpul și efortul depus în gestionarea internă a rapoartelor de integritate sau în crearea, dezvoltarea și mentenanța unor canale tehnice.
De asemenea externalizarea acestui serviciu către o echipă de specialiști va preveni inclusiv abuzul de drept al unor pretinși avertizori de integritate în dauna companiilor sau a instituțiilor. Ca în orice domeniu, vor exista probabil și persoane care vor încerca să utilizeze aceste dispozițiile legale nu în scopul pentru care au fost create, ci în scop personal, de șicană sau vindicativ.
În concluzie, externalizarea serviciilor de integritate și cele privind avertizorii de integritate, poate aduce beneficii semnificative organizațiilor, cum ar fi accesul la experți specializați, implementare rapidă și eficientă, reducerea costurilor și îmbunătățirea eficienței. Este important ca organizațiile să identifice și să colaboreze cu parteneri externi de încredere, care să se alinieze valorilor și obiectivelor lor, pentru a asigura o colaborare de succes și obținerea rezultatelor dorite.
Care credeți că sunt principalele provocări cu care se confruntă companiile și instituțiile publice în ceea ce privește implementarea și menținerea serviciilor de integritate?
Există câteva provocări majore cu care se confruntă companiile și instituțiile publice în acest domeniu. În primul rând, una dintre acestea este conștientizarea importanței serviciilor de integritate și compliance în rândul întregului personal. Companiile și instituțiile publice trebuie să investească în instruirea angajaților și să promoveze o cultură a integrității pentru a asigura înțelegerea și angajamentul tuturor în privința respectării standardelor etice și legale.
În al doilea rând, aspectul complex al legislației poate reprezenta o provocare în implementarea serviciilor de integritate. Companiile și instituțiile publice trebuie să fie la curent cu noile legi și să le aplice în mod corespunzător în activitatea lor de zi cu zi. Acest lucru necesită resurse specializate și costuri de timp.
De asemenea, coordonarea și comunicarea eficientă între departamentele interne și echipele de integritate pot fi o provocare. Este esențială crearea unei colaborări strânse între diferitele departamente și echipe pentru a asigura implementarea corectă a politicilor și procedurilor, precum și raportarea transparentă a potențialelor încălcări.
În cele din urmă, schimbările rapide în tehnologie și mediul de afaceri pot reprezenta o provocare în menținerea serviciilor de integritate actualizate. Companiile și instituțiile publice trebuie să fie flexibile în adaptarea la noile tendințe și amenințări, inclusiv utilizarea tehnologiei pentru a spori eficiența și eficacitatea programelor de integritate.
De aceea noi punem la dispoziție clienților noștri posibilitatea utilizării platformei SaaS Pro integritate dezvoltată în parteneriat cu o companie specializată, platformă care asigură toate cerințele legale privind confidențialitatea datelor și păstrarea anonimatului avertizorului de integritate în cazul în care acesta își dorește raportarea anonimă.
Ce procent din companiile și instituțiile românești estimați că au în prezent un responsabil / ofițer de integritate și conformitate? Ați remarcat o creștere a numărului de firme și de instituții care și-au actualizat politicile pentru a se conforma cu dispozițiile din Legea 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public?
Legea 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public a intrat în vigoare recent în România, iar termenul de implementare a fost stabilit pentru companiile cu peste 249 de angajați în termen de 45 de zile de la intrarea în vigoare a legii, iar cele cu mai puțin de 249 de angajați în 17 decembrie 2023. În orice caz, este necesar un timp pentru a fi cunoscută de publicul larg și implementată la nivel de individ, din perspectiva avertizorului de integritate și la nivel de companii sau instituții publice, din perspectiva obligației de a crea canalele interne și de a gestiona și soluționa raportările de integritate.
Din câte am observat companiile mari și instituțiile publice au început demersuri minime pentru implementarea noilor reglementări, însă canalele interne specifice și implementarea unui sistem complex și eficient a rămas o excepție în majoritatea cazurilor.
Deci, este încă prematur să se tragă concluzii definitive privind implementarea efectivă a acestei legi de către companii și instituții, întrucât acesta este un proces de durată și continuu, însă există o tendință generală de actualizare a politicilor și procedurilor în vederea conformării cu noile dispoziții legale.
Și acum, în finalul interviului, vă rugăm să ne spuneți o concluzie.
În final, dorim să subliniem importanța fundamentală a serviciilor de integritate și a unei abordări pro-active în garantarea unui mediu de afaceri etic și conform cu standardele legale. Suntem dedicați să oferim servicii de înaltă calitate în domeniul integrității și conformității, alături de soluții inovatoare și personalizate, care să sprijine succesul și creșterea durabilă a companiilor pe care le consiliem. Ne dorim să colaborăm cu clienți care împărtășesc aceleași valori și să construim împreună un mediu de afaceri integru și responsabil.
Vă invităm să ne contactați pentru orice nevoie de servicii juridice și de integritate pe care le aveți, și să vă asigurăm că suntem aici pentru a fi partenerul vostru de încredere în această călătorie.